專案規劃的第一步是建立工作分解架構(WBS)，與專案成員溝通專案的範圍，再進行估算，以及展開專案的時程與預算。這次的實作研習會的目的，是希望透過講解與實作演練，克服專案執行相關工作時的障礙與阻力。
而通常在組織中，維護案往往占有相當比重，甚至是影響公司獲利與否的關鍵！維護案進行規劃時需要注意哪些事情，也是我們實作研習的重點。
維護案的特性
- 以下特性成為專案規劃時的挑戰：
- 客戶對工作主導性高(指定完成時間、執行方式…etc.)；
- 無法主動安排工作，而大都是反應式(Reactive)的工作；
- 無法事先安排工作量；
- 不易作中、長期計畫；
- 往往沒有完整(Dedicated)的資源。
WBS的特性
- 建立高階WBS之目的為估算專案之範圍；
- 應以產出物(Deliverables)為導向制定WBS；
- 可依產品架構或生命週期模式組織WBS；
- 專案初期建立之高階WBS應隨專案之演進而細化(Refine)；
- 建議至少制定三階WBS；
- WBS應包含專案所有活動，包含開發、支援、管理等活動。
實作研習會活動安排
- 整個Workshop時間大約為4.5個小時，進行方式如下：
- 討論維護案應如何進行規劃；
- 分三組進行WBS制定的實作演練，其中兩組為開發案，一組為維護案；
- 再依據WBS展開任務與時程，並分配工作量；
- 最後請各組建立專案預算基準(Project Baseline)。
問題與討論
演練的過程中，顧問Andy引導大家一起探討了以下問題：
- 維護案規劃的方法以及對哪些流程有較大的影響？
- 制定WBS的依據有哪些？如何判斷WBS是否完整？常會遺漏的工作是什麼？
- 應該如何制定WBS Templates?
- 不同生命週期模式的WBS會長成什麼樣子？
- 為什麼要建立專案預算基準？
- 影響工作量分配的因素有哪些？
- 為什麼會需要做資源調和(Resource Reconciliation)？
心得分享
- 參與的學員普遍認為收穫最多的是瞭解如何進行維護型專案的規劃；而從各組相互觀摩的過程中，大家可以在短時間獲得多種觀點的經驗。
- 在建立WBS的過程中，我們觀察到各組幾乎都有將初始完成的版本，打掉修改；而透過互動與討論建立WBS，似乎與專案經理過去一人完成規劃的習慣不同。
- 有學員在發表心得時，表示這樣的Workshop還蠻好玩的，希望透過這樣的活動設計，不僅使大家更有信心應用流程與方法，而且能增進專案的互動，促成更好的溝通成效。
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